портал в режимі тестування та наповнення
1545
Урядова гаряча лінія
  • A-
    A+
  • Людям із порушенням зору
  • In English
Пошук
Шукати на порталі
або
серед нормативних актів

Управління діловодства

Опубліковано 03 грудня 2018 року, 10:50

Контакти


Структура управління

  • загальний відділ
  • відділ контролю виконавської дисципліни та роботи архіву

Положення про Управління діловодства Державної казначейської служби України

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Управління діловодства Державної казначейської служби України (далі - Управління) є самостійним структурним підрозділом Державної казначейської служби України.

1.2. У своїй діяльності Управління керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, Положенням про Державну казначейську службу України, наказами Міністерства фінансів України, наказами Державної казначейської служби України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

1.3. Діяльність Управління координується і направляється Головою чи заступником Голови Державної казначейської служби України відповідно до наказу Державної казначейської служби України про розподіл обов’язків.

1.4. До складу Управління входять:

  • загальний відділ;
  • відділ контролю виконавської дисципліни та роботи архіву.

1.5 Призначення, переведення, переміщення і звільнення працівників Управління здійснюється Головою Державної казначейської служби України в установленому порядку.

1.6 Положення про Управління та його структурні підрозділи підписує начальник Управління та затверджується наказом Державної казначейської служби України. Посадові інструкції працівників Управління підписує керівник відповідного структурного підрозділу, погоджує начальник Управління та затверджує Голова чи заступник Голови Державної казначейської служби України відповідно до наказу Державної казначейської служби України про розподіл обов’язків.

1.7. У разі  необхідності начальник Управління вносить пропозиції про зміни і доповнення до Положення, які затверджуються наказом Державної казначейської служби України.

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

Основними завданнями Управління є:

2.1. Приймання, попередній розгляд та реєстрація документів, що надходять до Державної казначейської служби України, в тому числі документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування».

2.2. Забезпечення своєчасного надходження документів до керівництва та структурних підрозділів.

2.3. Організація та здійснення роботи з документами з грифом обмеженого доступу «Для службового користування» (реєстрація вхідних, внутрішніх, вихідних документів та наказів Державної казначейської служби України з основної діяльності з грифом обмеженого доступу «Для службового користування», проведення щорічної перевірки наявності в самостійних структурних підрозділах зазначених документів).

2.4. Реєстрація, обробка та відправлення вихідної кореспонденції, в тому числі документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування».

2.5. Контроль за обов’язковим додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і діловодних процесів у Державній казначейській службі України.

2.6. Здійснення контролю за своєчасним виконанням самостійними структурними підрозділами Державної казначейської служби України законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, завдань Міністерства фінансів України, звернень громадян, запитів на публічну інформацію з питань, що входять до компетенції Державної казначейської служби України, а також доручень Голови, заступників Голови, рішень Колегії Казначейства України, протокольних доручень апаратних нарад.

2.7. Підготовка та надання аналітично-інформаційних матеріалів та звітів:

  • для Голови та заступників Голови про стан виконання доручень органів законодавчої і виконавчої влади та керівництва Державної казначейської служби України;
  • до Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України про роботу із  зверненнями громадян;
  • для оприлюднення на веб-порталі Державної казначейської служби України звіту про розгляд запитів на доступ до публічної інформації.

2.8. Реєстрація та попередній розгляд звернень громадян, запитів на публічну інформацію та здійснення контролю за їх виконанням самостійними структурними підрозділами.

2.9. Реєстрація наказів Державної казначейської служби України з основної діяльності, адміністративно-господарської діяльності та контроль за їх виконанням.

2.10. Організація роботи приймалень заступників Голови.

2.11. Організація ведення діловодства в Державній казначейській службі України та його територіальних органах відповідно до Типової інструкції з діловодства та інших нормативно-правових актів.

2.12. Організація та ведення архівної справи в Державній казначейській службі України.

3. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ

Управління, відповідно до покладених на нього завдань, виконує наступні функції:

3.1. Керівництво управління та його структурними підрозділами:

  • організація роботи структурних підрозділів з виконання рішень та доручень керівництва Державної казначейської служби України, а також наказів, рішень колегії Державної казначейської служби України і протокольних доручень апаратних нарад;
  • участь у нарадах, які проводяться органами виконавчої влади і керівництвом Державної казначейської служби України;
  • підготовка пропозицій та/або прийняття рішень:
    • при розгляді вхідної кореспонденції;
    • за дорученнями керівництва;
    • за доповідними записками, поданнями, проектами листів, наказами, іншими документами;
    • з кадрових питань;
    • щодо перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників Управління;
  • участь у розробці пропозицій з питань розвитку та удосконалення системи Державної казначейської служби України, у межах компетенції Управління;
  • співпраця з керівниками інших структурних підрозділів Державної казначейської служби України, представниками установ, організацій щодо вирішення питань, пов’язаних із діяльністю Державної казначейської служби України;
  • участь у визначенні пріоритетних напрямів діяльності Державної казначейської служби України та підготовці інформації про виконання заходів з їх реалізації відповідно до функціональних повноважень;
  • складання річного, квартального планів та звітів роботи Управління;
  • підготовка пропозицій до річного, квартального планів роботи Державної казначейської служби України;
  • розробка положень про Управління та його структурні підрозділи, подання їх на затвердження керівництву Державної казначейської служби України;
  • розробка посадових інструкцій працівників Управління та подання їх на затвердження в установленому порядку;
  • надання пропозицій щодо морального та матеріального заохочення працівників Управління, вжиття заходів до порушників виконавської, трудової дисципліни;
  • контроль за використанням робочого часу працівниками;
  • забезпечення організації контролю за виконанням доручень органів державної влади і керівництва Державної казначейської служби України та дотримання працівниками Управління вимог регламентуючих документів з цього питання;
  • забезпечення дотримання працівниками Управління вимог діловодства щодо приймання, обліку, проходження та виконання документів, групування їх у справи, складання описів справ, передачі на зберігання;
  • забезпечення дотримання працівниками Управління правил пожежної безпеки та охорони праці.

3.2 Участь у підготовці та опрацюванні проектів законодавчих і нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції Управління.

3.3. Надання консультаційної допомоги учасникам бюджетного процесу з питань діловодства, що належить до компетенції Управління:

  • надання методичної, практичної та консультаційної допомоги структурним підрозділам та територіальним органам Державної казначейської служби України з питань ведення діловодства, укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
  • розгляд, надання та/або прийняття участі у розгляді та наданні відповідей на звернення, запити та листи юридичних, фізичних осіб.

3.4. Моніторинг та організація контролю за виконанням документів:

  • надання керівництву Державної казначейської служби України та керівникам самостійних структурних підрозділів:
    • довідки щодо аналізу стану виконання доручень Президента України та органів законодавчої влади в розрізі структурних підрозділів та кореспондентів.
    • нагадувань стосовно термінів виконання контрольних доручень;
  • вжиття заходів щодо сприяння своєчасному виконанню доручень, вплив на безпосередніх виконавців з метою підвищення виконавської дисципліни, вимога на отримання конкретної інформації з питань виконання доручень;
  • надання методичної допомоги працівникам самостійних структурних підрозділів, які відповідають за контроль виконання доручень законодавчої та виконавчої влади.

3.5. Організація документообігу Державної казначейської служби України, попередній розгляд кореспонденції:

  • здійснення прийому, попереднього розгляду та реєстрації документів, в тому числі документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування», звернень громадян, запитів на публічну інформацію;
  • друк проектів резолюцій на спеціальних бланках і передача за призначенням вхідної кореспонденції;
  • організація документообігу із застосуванням електронних систем в Державній казначейській службі України;
  • реєстрація службових, доповідних записок, окремих доручень Голови та заступників Голови;
  • реєстрація вхідної та внутрішньої кореспонденції з грифом обмеженого доступу «Для службового користування»;
  • реєстрація, обробка та відправлення вихідної кореспонденції, в тому числі кореспонденції з грифом обмеженого доступу «Для службового користування»;
  • доставка вихідної кореспонденції в Кабінет Міністрів України, Міністерство фінансів України, отримання вхідної кореспонденції з Міністерства фінансів України;
  • ведення обліку, зберігання та видачі бланків суворої звітності Державної казначейської служби України;
  • організація обліку використання печаток і штампів в Державній казначейській службі України, проведення інвентаризації печаток і штампів;
  • організація та проведення щорічної перевірки наявності документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування»;
  • здійснення реєстрації наказів Державної казначейської служби України з основної діяльності, адміністративно-господарської діяльності та наказів Державної казначейської служби України з основної діяльності з грифом обмеженого доступу «Для службового користування»;
  • організація та проведення роботи щодо укладення договорів на здійснення поштових послуг, послуг з супроводження автоматизованої системи документообігу в системі Державної казначейської служби України;
  • приймання від структурних підрозділів, укомплектування, облік,  зберігання архівних документів, що утворились внаслідок діяльності Державної казначейської служби України;
  • проведення із залученням працівників структурних підрозділів Державної казначейської служби України попередньої експертизи цінності документів, що утворились внаслідок діяльності Державної казначейської служби України та подання на розгляд Експертної комісії з організації та проведення попередньої експертизи цінності документів Державної казначейської служби України проектів річних описів справ постійного зберігання, справ з особового складу Державної казначейської служби України та актів про виділення до знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
  • підготовка і передача документів Національного архівного фонду до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України після закінчення граничних термінів тимчасового зберігання в архіві Державної казначейської служби України;
  • видача з архіву в службових цілях справ у тимчасове користування працівникам Державної казначейської служби України, виготовлення та видавання копій документів, що зберігаються в архіві Державної казначейської служби України;
  • контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах Державної казначейської служби України;
  • складання спільно с структурними підрозділами та погодження зведеної номенклатури справ Державної казначейської служби України, перевірка відповідності формування документів у справи згідно з затвердженою номенклатурою;
  • організація роботи приймалень заступників Голови;
  • виконання окремих копіювальних та розмножувальних робіт в кабінеті «Ксерокопія»;
  • приймання та видача фінансових документів за принципом «єдиного вікна» клієнтам Державної казначейської служби України.

4. ПРАВА

Виконуючи вищезазначені функції, Управління має право:

4.1. Залучати, за згодою керівників інших структурних підрозділів Державної казначейської служби України, відповідних спеціалістів для здійснення заходів, які проводяться Управлінням, та розгляду питань, що відносяться до його компетенції.

4.2. Отримувати від територіальних органів та структурних підрозділів Державної казначейської служби України матеріали, необхідні для виконання функцій Управлінням;

4.3. Вносити на обговорення Колегії та керівництва Державної казначейської служби України питання, що входять до компетенції Управління;

4.4. Повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

4.5. Використовувати наявну інформацію та технічну базу Державної казначейської служби України;

4.6. Вимагати від структурних підрозділів Державної казначейської служби України передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

4.7. Надавати працівникам самостійних структурних підрозділів Державної казначейської служби України консультації, методичну допомогу з питань ведення діловодства;

4.8. Здійснювати перевірку стану діловодства у самостійних структурних підрозділах Державної казначейської служби України;

4.9. Проводити перевірку щодо дотримання самостійними структурними підрозділами Державної казначейської служби України вимог обліку, зберігання та використання печаток та штампів Державної казначейської служби України;

4.10. Проводити перевірку самостійних структурних підрозділів щодо наявності документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування»;

4.11. Здійснювати заходи з питань підвищення фахової кваліфікації працівників Державної казначейської служби України, які відповідають за роботу з документами.

5. КЕРІВНИЦТВО

5.1. Управління очолює начальник Управління, який призначається та звільняється з посади Головою Державної казначейської служби України за погодженням з Міністром фінансів України.

5.2. Начальник Управління в межах наданих йому прав та повноважень:

5.2.1. здійснює поточне керівництво всією діяльністю Управління та координує його роботу;

5.2.2 забезпечує виконання покладених на Управління завдань, функцій та несе персональну відповідальність за організацію своєчасного і якісного виконання документів та дотримання строків виконання доручень;

5.2.3. у випадках, визначених законодавством, в межах компетенції Управління має право підписувати листи інформаційного характеру, інші документи, які не пов’язані із здійсненням Головою казначейства України політичних функцій;

5.2.4. за участю начальників відділів здійснює раціональний та ефективний розподіл функціональних обов’язків між працівниками Управління, складання та дотримання графіків їх відпусток;

5.2.5. здійснює контроль за дотриманням працівниками Управління трудової та виконавчої дисципліни, дотримання вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодства, передбачених положеннями, інструкціями та національними стандартами;

5.2.6. представляє Управління у всіх державних, комерційних, громадських та інших організаціях і установах;

5.2.7. визначає коло питань, що входить до обов’язків заступника начальника Управління, виходячи із завдань та функцій Управління;

5.2.8. виносить на розгляд і затвердження керівництва Державної казначейської служби України питання, що відносяться до компетенції Управління, а також інші питання, пов’язані з діяльністю Державної казначейської служби України, бере участь в їх обговоренні;

5.2.9. розглядає інформаційні запити та надання відповідей на них, в межах компетенції Управління, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

5.2.10. подає пропозиції щодо прийому, звільнення, переміщення працівників Управління, встановлення їм чергових рангів, надбавок, заохочень, а також дисциплінарних стягнень;

5.2.11. підвищує свій професійний рівень, вивчає законодавчі та нормативні документи та зміни до них з метою виконання завдань, функцій та прав, затверджених Положенням про Управління.

5.2.12. організовує взаємодію Управління з іншими підрозділами Державної казначейської служби України при вирішенні питань, що стосуються діяльності Управління.

5.2.13. забезпечує дотримання працівниками Відділу законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією, пожежної безпеки та охорони праці.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Працівники Управління несуть персональну відповідальність за:

  • неналежне виконання покладених на них посадовими інструкціями службових обов’язків;
  • розголошення відомостей про діяльність Державної казначейської служби України та її територіальних органів, що є службовою інформацією;
  • недотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил пожежної безпеки, правил охорони праці, вимог технічної безпеки, виробничої санітарії та  професійно-ділової етики;
  • неефективне використання програмного забезпечення та неналежне зберігання техніки, яка знаходиться в їх користуванні.

7. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ

Взаємовідносини Управління з іншими самостійними структурними підрозділами Державної казначейської служби України здійснюються відповідно до Регламенту роботи Державної казначейської служби України, наказів Державної казначейської служби України.